O que é a apostila e por que ela substitui a legalização
A Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros foi firmada em Haia em 1961. O Brasil aderiu tardiamente, em 2015, com entrada em vigor em agosto de 2016, promulgada pelo Decreto 8.660/2016. O Conselho Nacional de Justiça coordena e regulamenta sua aplicação em território nacional.
Antes da adesão, um documento brasileiro destinado a produzir efeitos no exterior precisava passar pelo Ministério das Relações Exteriores e, depois, pelo consulado do país de destino, um processo lento e burocrático. A apostila substitui essas duas etapas por um único selo padronizado, reconhecido automaticamente por todos os países que também integram a Convenção.
Quais documentos podem ser apostilados
A Convenção define quatro categorias de documentos públicos elegíveis: os provenientes de autoridade ou funcionário ligado a qualquer jurisdição do Estado, incluindo os do Ministério Público, documentos administrativos, atos notariais, e declarações oficiais. Na prática, isso abrange certidões de nascimento, casamento e óbito, diplomas e históricos escolares, procurações, contratos e demais atos lavrados em cartório.
Ficam fora do alcance da Convenção os documentos elaborados por agentes diplomáticos ou consulares, e os documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras, que seguem regras próprias.
Situações comuns em que ela é exigida
O apostilamento aparece com frequência em processos de cidadania estrangeira, matrícula em universidades no exterior, reconhecimento de diplomas para atuação profissional fora do país, abertura de empresas com sócios ou documentos brasileiros, contratos comerciais internacionais, e homologação de documentos de família, como certidões de casamento ou divórcio.
Um uso particularmente relevante é o de procurações públicas outorgadas no Brasil para produzir efeito no exterior, situação em que a apostila garante ao país de destino que a assinatura do tabelião brasileiro é autêntica e que ele tinha, de fato, competência para lavrar o ato.
Como funciona o procedimento
- Reconhecimento de firma no documento original, quando aplicável, certificando a autenticidade da assinatura de quem o emitiu.
- Solicitação da apostila em qualquer cartório de notas habilitado pelo CNJ, presencialmente ou por meio de plataforma eletrônica.
- Processamento: o tabelião insere os dados no sistema do CNJ e emite o selo de apostilamento, anexado ao documento original.
- Validação internacional: qualquer autoridade estrangeira pode confirmar a autenticidade da apostila diretamente no site do CNJ, geralmente por meio de código de segurança ou QR Code.
Na maioria dos cartórios, o processamento leva de algumas horas a poucos dias úteis, o que reforça a recomendação de não deixar essa providência para a última semana antes de uma viagem ou de um prazo processual no exterior.
Apostila não dispensa tradução juramentada
Um engano comum: achar que a apostila resolve integralmente a questão do idioma. Ela não traduz o documento, apenas certifica sua autenticidade. Quando o país de destino exige o documento em outro idioma, é necessário apostilar o original em português e, separadamente, apostilar também a tradução juramentada correspondente, já que ambos os documentos, o original e a tradução, circulam como peças distintas no exterior.
Perguntas frequentes
O que é o apostilamento de Haia?
Um certificado que garante a autenticidade de um documento público brasileiro para uso em outro país signatário, substituindo a legalização consular.
Desde quando o Brasil aceita o apostilamento?
Desde agosto de 2016, com a entrada em vigor do Decreto 8.660/2016.
Quais documentos podem ser apostilados?
Certidões, diplomas, procurações, atos notariais e documentos administrativos, com exceção de atos consulares e aduaneiros.
Onde se faz o apostilamento de um documento brasileiro?
Em qualquer cartório de notas habilitado pelo CNJ, em todo o país.
É preciso reconhecer firma antes de apostilar?
Em regra, sim, para certificar a autenticidade da assinatura de quem emitiu o documento.